Un guide complet sur comment et quand les utiliser.
Lorsque vous travaillez sur des projets, RASCI apparaît comme un outil important. Si vous n’avez jamais entendu parler de ce cadre de travail auparavant, essayons un scénario hypothétique pour vous montrer sa valeur.
Vous et quelques collègues avez été affectés à un projet vaste et important. Disons que vous êtes le chef d’équipe avec 9 autres membres de votre groupe. Vous en avez affecté un comme assistant, laissant les 8 autres gérer les tâches et le travail sur le terrain. À peu près tout ce qui n’est pas de nature managériale.
À un moment donné, vous réalisez que vous aurez peut-être besoin d’un moyen de mettre sur papier qui fait quoi sur le projet. Non seulement cela, mais aussi l’autorité dont ils disposent pour prendre des décisions tout au long du cycle de vie du projet. Sans une sorte de mécanisme en place, la probabilité que quelque chose se passe très mal, très rapidement, se produira probablement dès le début, transformant votre projet en un désastre.
Entrez la matrice RASCI. Cet outil est conçu pour la gestion de projet. Cette matrice ou cadre aide à ce qui suit :
- Répartition des tâches du projet
- Identifie qui participe au projet à la fois en tant que participant et ceux qui sont liés au projet mais qui n’y participent pas quotidiennement.
- Cette matrice attribue des rôles et des responsabilités spécifiques à chaque membre du projet directement liés à la partie du projet sur laquelle ils travaillent.
Le « Quoi » dans Qu’est-ce que RASCI
Un bon visuel de ce à quoi ressemble RASCI ressemblerait à ceci :
Définition: RASCI est une matrice (c’est-à-dire un graphique, un modèle ou un cadre) qui est utilisé pour aider à identifier tous les rôles et responsabilités de chaque partie prenante sur un projet. Il définit clairement qui travaille sur une sous-tâche spécifique d’un projet.
RASCI est l’abréviation de : R responsable, UNE responsable, S encourageant, C onsulté, je informé
Les graphiques RASCI éliminent les situations impliquant les scénarios « qui fait quoi », « qui peut aider dans cette tâche » et « qui est responsable de cette tâche » sur de nombreux projets sans RASCI. En utilisant RASCI, nous pouvons :
- Résoudre rapidement les conflits de projet au sein des groupes
- Gérer efficacement les projets
- Éliminez toute confusion en affectant des tâches spécifiques à chaque membre du groupe de projet
- Veiller à ce que toutes les responsabilités du projet soient documentées et réparties correctement
- Identifiez si une personne est surchargée d’affectations de tâches
- Apporter de la clarté en établissant la hiérarchie organisationnelle du projet
Développons un peu plus la définition :
Responsable – Considérez cette personne comme le propriétaire du projet. Il peut y avoir plusieurs personnes responsables d’une tâche et si de l’aide est nécessaire, elles peuvent demander à un ou plusieurs membres de soutien de les aider.
Redevable – Cette personne a le contrôle final sur une tâche du projet et les ressources qui y sont associées. Ils attribuent et délèguent généralement les responsabilités du travail du projet. Il est fortement recommandé de n’utiliser qu’une seule personne responsable d’une tâche.
Soutien – Les personnes de soutien sont en mesure de fournir des ressources aux membres de l’équipe responsable du projet. Ils sont activement impliqués dans la collaboration avec la personne responsable pour mener à bien le projet. Les personnes de soutien et les personnes responsables ont toutes les deux les mêmes objectifs à atteindre.
Consulté – Les Consultés sont là pour aider le Responsable à terminer les tâches avec succès. Ces personnes peuvent être des consultants dans leur domaine respectif qui apportent une précieuse expertise en la matière au projet. Les personnes responsables utiliseront Consulted pour obtenir des conseils, des opinions, de l’aide ou une expérience pertinente au projet.
Informé – Ce sont des personnes qui doivent être tenues au courant tout au long du cycle de vie du projet. En raison de leur statut de partie prenante du projet ou du fait qu’ils seront impactés par le projet, ils devront être informés de l’avancement, à toutes les étapes, jusqu’à et y compris l’achèvement du projet.
Matrice RASCI : une structure de modèle de base
Comme vous pouvez le voir ci-dessous, le côté gauche de la matrice répertorie toutes les tâches impliquées dans le projet. Le haut de chaque colonne du modèle représente une partie prenante du projet.
Si nous allons plus loin, nous pouvons montrer que le projet implique les Rôles suivants (individus ou postes impliqués), Chef de projet, testeur, analyste, développeur de produits , et le Équipe de service . Les tâches assignées à chaque rôle sont Planification et analyse, conception/prototypage, codage, test et examen, déploiement et enfin Maintenance .
Une matrice sera nécessaire maintenant car nous irions ligne par ligne pour définir chaque rôle d’implication dans le projet. Par exemple, en ce qui concerne la première tâche, le chef de projet dans ce modèle est responsable de chaque tâche et est considéré comme le propriétaire du projet en ce qui concerne la planification et l’analyse. L’analyste sera responsable de la planification et de l’analyse de ce projet et impliquera des personnes des équipes de développement de produits et de service pour consulter et contribuer au projet. Le reste de la matrice du projet ressemblerait à ceci.
RASCI et RACI – Y a-t-il une grande différence ?
Avec de nombreuses cartes RASCIet RACI, il peut être un peu déroutant de les différencier.
Les deux termes sont utilisés de manière interchangeable assez souvent. Bien qu’en toute pratique, ils signifient la même chose, il y a bien sûr un différenciateur marqué avec le ” S ” en RASCI (qui signifie Support). Les organisations qui choisissent d’utiliser RACI peuvent le faire parce qu’un S n’a pas besoin d’être identifié car il peut faire partie du R (Responsable) ou C (Consultés) en tant que membres de l’équipe.
Les organisations qui préfèrent le modèle RASCI choisissent d’identifier ceux qui offrent un soutien car ces personnes pourraient offrir des ressources, des informations, de l’expérience ou tout autre élément utile au projet.
Variantes de RASCI
RACI-VS
RACI-VS propose deux indicateurs supplémentaires, à savoir le validateur (V) et le signataire (S). Dans le noyau RACI, il y a une chance de manquer des détails d’achèvement pour n’importe quelle tâche. Pour surmonter les éventuelles lacunes dans n’importe quelle tâche, RACI-VS permet de marquer ces rôles comme «V» qui examinera la qualité et l’exactitude d’une tâche spécifique donnée. Et pour superviser à la fois les rôles «V» et «R» | «A», il y aura un rôle «S» -signataire qui fournira le verdict d’achèvement de la tâche en l’approuvant.
RACIO (ou CIARO) : propose un type de participation supplémentaire «O» qui signifie souvent «Omis» ou «Out of the Loop». Il permet simplement de mentionner explicitement les rôles exclus de la portée d’une certaine tâche. Cela aide à clarifier les ressources engagées et non engagées dans une tâche / projet.
DRASCI: c’est comme RASCI mais a un «D -Driver» qui délègue les responsabilités de manière centralisée.
DACI: it replaces “D-Driver” with “R-Responsible” in RACI.
RATSI: c’est une autre dérivation de RASCI qui met en évidence les réels exécuteurs des «T -Tâches » qui peut aider davantage dans l’évaluation détaillée des ressources.
RAPID: Il se concentre sur l’attribution responsabilités décisionnelles entre différents rôles, contrairement RACI qui est purement axé sur les tâches . Le besoin de RAPID est né avec la croissance continue hiérarchies évolutives et collaboratives d’une ou plusieurs entreprises ou équipes où il y a rôles de gestion et de leadership à plusieurs niveaux contre toute décision unique.
Un seul responsable dans un RASCI, combinant R A et le besoin de ‘S’, ‘C’ ou ‘I’.
Comme les responsabilités et les tâches sont réparties entre les membres du groupe de projet, la préférence est de limiter les « R » et « A » à un par tâche individuelle. Essentiellement, pour chaque tâche, l’un des membres de l’équipe doit être tenu responsable. La différence vient des organisations qui ont décidé que plus d’un « R » par exemple peut être nécessaire.
Pour certaines organisations, la responsabilité d’une seule partie est préférable pour l’achèvement d’une tâche. Ils pensent que réunir deux ou plusieurs responsables de cette seule tâche serait une utilisation inefficace des ressources du projet. D’autres soutiendront que la tâche en cause revêt une grande importance et qu’il est nécessaire d’avoir plus d’une partie prenante responsable, car l’effort combiné des « R » apporte une meilleure expertise à la tâche.
Sur une autre note, il y aura des moments où une partie responsable et redevable d’une tâche peut être la même personne. C’est une hypothèse évidente sur certains projets. Lorsque c’est le cas, il n’est pas nécessaire de mentionner séparément le « R ». Dans le cas de deux personnes affectées à la même responsabilité et à la même responsabilité, il doit y avoir au moins un « R » et un « A » par tâche individuelle.
Enfin, il y aura des projets où une tâche individuelle n’a pas besoin d’un « S », « C » ou d’un « I ». Avoir des lacunes dans votre matrice n’est pas un problème dans le cas et est tout à fait normal. Toutes les cellules vides n’ont pas besoin d’être remplies dans une matrice.
Qu’est-ce que l’analyse verticale et horizontale dans une matrice RASCI ?
C’est une chose d’établir une matrice RASCI, c’en est une autre d’en vérifier l’intégrité. Il existe deux manières de vérifier votre matrice ; analyse verticale et analyse horizontale.
Analyse verticale
Vérifiez chaque colonne de haut en bas, cellule par cellule et recherchez les indicateurs de points:
- Aucun « R » ne peut laisser un membre du groupe sans responsabilité. Le temps et les ressources peuvent être gaspillés à faire des tâches mineures ou rien du tout.
- Trop de « R » peuvent laisser un membre du groupe surchargé, ce qui réduit sa productivité.
- Trop de « A » pourraient laisser une seule personne contrôler les décisions majeures pour plusieurs sous-tâches. Il y a un changement que le projet peut ralentir. Il existe cependant une exception si le chef de projet est globalement responsable.
- Toutes les cases sont remplies peut signifier qu’une personne peut être dépassée par trop de choses dans son assiette.
- Trop de boîtes gratuites peuvent amener une personne à avoir trop de temps libre, ce qui entraîne un gaspillage de temps et de ressources.
Analyse horizontale
Vérifiez chaque ligne de gauche à droite, cellule par cellule et recherchez les indicateurs de points:
- Pas de « R » signifie qu’une sous-tâche particulière n’a pas de responsable, ce qui pourrait laisser la tâche incomplète.
- Trop de « R » signifie qu’une tâche a été divisée entre trop de membres de l’équipe. Cela conduit à un scénario « Trop de cuisiniers dans la cuisine ».
- Aucun « A » ne laissera les « R » sans personne à qui faire rapport ou à qui demander la permission.
- Trop de « A » peuvent provoquer des conflits car il y a maintenant trop de personnes impliquées dans la prise de décision de cette sous-tâche particulière.
- Trop de « C » et « je » peuvent entraîner une communication excessive dans les deux sens, car trop de personnes ont été invitées à consulter sur une tâche particulière.
Dans tous les cas ci-dessus soit une répartition plus équitable des responsabilités, soit un maintien simple, rapide et des canaux de communication efficaces aideront à éliminer à l’avance les ralentissements du projet ou les temps d’arrêt globaux.
L’impact de ne pas suivre RASCI
Si votre projet est complexe, impliquant de nombreux membres de l’équipe et un nombre important de tâches, le fait de ne pas utiliser une matrice RASCI aura un impact négatif éventuel à la fois sur les membres de l’équipe de projet et dans l’ensemble, sur une variété de résultats du projet.
Il n’y aura pas d’équipes ni même d’individus travaillant en harmonie. Le blâme sera transmis; la responsabilité n’est pas appliquée et les décisions seront prises sans implication ou connaissance des autres membres de l’équipe ou pire encore, même la plus petite des décisions ne sera pas prise, retardant tout le reste.
Sans une attribution appropriée des tâches, la possibilité de perdre du temps et de relâcher les membres de l’équipe est très élevée. D’un autre côté, certains membres de l’équipe peuvent se sentir dépassés car on leur a confié trop de travail à accomplir. Les équipes démotivées ne livrent jamais à 100%.
Dernières pensées
Gardez à l’esprit qu’il y a une ligne fine lors de la création de vos tâches dans une matrice RASCI. Si vous finissez par aller trop haut, les choses passeront à travers les mailles du filet, rendant tout l’exercice inutile. Pourtant, à force d’aller trop loin dans les détails, vous venez de vous hisser au rang de micro-manager.
Une bonne façon de déterminer ce qui entre dans la matrice serait de penser au processus lui-même par opposition aux tâches individuelles ponctuelles. Ainsi, par exemple, l’interface utilisateur d’une nouvelle fonctionnalité doit être dans la matrice (les concepteurs faisant le travail, le client, les développeurs et le chef de projet). Quant à savoir si un bouton doit être vert ou rouge, carré ou arrondi ; qui peut être laissé à l’équipe et non dans le cadre de la matrice RASCI.
Il est évident que les matrices RASCI sont nécessaires sur des projets complexes. Ils sont extrêmement utiles car ils créent un mécanisme très efficace pour la distribution des tâches tout en s’approchant considérablement d’éliminer toute ambiguïté au sein de la hiérarchie des tâches du projet.
